Zapytanie ofertowe - catering

ZAPYTANIE OFERTOWE NA ZAPEWNIENIE CATERINGU W TRAKCIE ZAJĘĆ

W SZKOŁACH PODSTAWOWYCH I W GIMNAZJUM GMINY KOZIENICE

1. Informacje wstępne

 W związku z realizacją projektu Kluczowy pakiet startowy współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020, realizowanego przez Polskie Centrum Edukacji Tomasz Marciniak spółkę jawną z siedzibą w Warszawie (kod 02-722), przy al. Komisji Edukacji Narodowej 103, lok.65 oraz gminę Kozienice z siedzibą w Kozienicach przy ul. Parkowej 5, Polskie Centrum Edukacji zwraca się z prośbą o przedstawienie ofert dotyczących dostarczenia usługi o kodzie CPV 55520000-1 w trakcie warsztatów robotycznych, warsztatów eksperymentalnych da Vinci, warsztatów interpersonalnych i w trakcie zajęć podnoszących kompetencje cyfrowe nauczycieli

dla Uczestników Projektu (dalej: UP) zgodnie z regulacjami sformułowanymi we wskazanych poniżej dokumentach

• Regulamin konkursu zamkniętego nr RPMA.10.01.01-IP.01-14-031/16 Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 Wersja 1.0, Warszawa, dnia 07 października 2016 r.
• Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 10.04.2015 r.
• Zasady kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020.
• Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 z dnia 08.05.2015 r.
• Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020 z dnia 06.09.2016r.
• Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji z dnia 09.07.2015 r.
• Wytyczne programowe w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 z dnia 28.08.2015.

• Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.
• Wytyczne w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020;
• Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020;
• Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego
  i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020 (jeśli dotyczą);
• Wniosek o dofinansowanie nr RPMA.10.01.01-14-7196/16.

i następującymi warunkami (szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych zleceń znajdują się w kolejnej części niniejszego dokumentu):

• Osoby, które będą objęte wsparciem: uczniowie 4 szkół podstawowych (w Nowej Wsi, w Piotrkowicach, w Wólce Tyrzyńskiej, w Szkole Podstawowej nr 1 w Kozienicach) i 1 gimnazjum (Gimnazjum nr 1 w Świerżach Górnych) zlokalizowanych na terenie gminy Kozienice oraz nauczyciele uczący we w/w placówkach;
• Termin realizacji Projektu: 1 września 2017 r. – 30 czerwca 2019 r. Co do zasady terminy zajęć poszczególnych grup będą rozłożone równomiernie we w/w okresie;
• Główny cel projektu: rozwijanie deficytowych kompetencji kluczowych uczniów gminy Kozienice w zakresie nauk przyrodniczych, ICT, angielskiego oraz kreatywności i umiejętności współdziałania w grupie w zadaniowo-projektowym trybie pracy;
• Więcej informacji na temat Projektu – do wglądu w biurze Polskiego Centrum Edukacji w Warszawie, przy ul. Jaworzyńskiej 8, lok.2, w godz. 9:00-17:00.

2. Wymagania dotyczące wyżywienia w trakcie zajęć dłuższych (dwudaniowy obiad z przekąskami) oraz w trakcie zajęć krótszych (przerwa kawowa).

1. W trakcie zajęć dłuższych (warsztaty robotyczne, warsztaty da Vinci, zajęcia dla nauczycieli) wykonawca ma dostarczyć:

1. zupę (co najmniej 250 mililitrów na osobę);
2. porcję mięsa (co najmniej 100 gramów na osobę);
3. ziemniaki lub ryż lub frytki lub kaszę (co najmniej 150 gramów na osobę);
4. surówkę (co najmniej 120 gramów na osobę);
5. w przypadku dań bezmięsnych – zamiast składników wymienionych w punktach b)-d) danie bezmięsne (np. naleśniki z serem) – 250 gramów;
6. gorąca kawa (tylko w przypadku zajęć dla nauczycieli) oraz mleko i cukier i/lub herbata oraz cukier i cytryna do herbaty;
7. drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka (co najmniej 100 gramów na osobę) lub owoce (ok. 200 gramów na osobę);
8. sok, kompot lub napój (co najmniej 200 mililitrów na osobę).

2. W trakcie zajęć krótszych (zajęcia interpersonalne) Wykonawca ma dostarczyć:

1. drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka (co najmniej 100 gramów na osobę) lub owoce (ok. 200 gramów na osobę);
2. herbatę, cukier i cytrynę do herbaty.

3. W odniesieniu do obu rodzajów posiłków:

1. Produkty muszą być świeże i mieć odpowiednie walory smakowe; herbata i obiad – gorące w momencie podawania (woda na kawę i herbatę min. 95 stopni Celsjusza). Dokładną godzinę podania obiadu – czyli elementów wskazanych w p. 1a), 1b), 1c), 1d, 1e) i 1h) wskaże Zamawiający (łącznie z informacją o terminie – por. niżej), natomiast pozostałe elementy muszą być dostępne przez cały czas trwania zajęć.
2. obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie niezbędnej zastawy (misek, talerzy, kubków, sztućców);
3. obowiązkiem Wykonawcy jest posprzątanie po posiłkach;
4. warunki, w jakich przygotowywane, przewożone i serwowane są posiłki muszą spełniać standardy sformułowane w ROZPORZĄDZENIU (WE) NR 852/2004 PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz.U. L 139 z 30.4.2004, str. 1).

3. Informacje szczegółowe o poszczególnych modułach

(Uwaga:

- godziny rozpoczęcia i zakończenia zajęć są podane orientacyjnie w tym sensie, że w uzasadnionych potrzebami konkretnej grupy przypadkach mogą się one zmienić; jednak możliwe zmiany będą dotyczyć nie więcej niż 20% zajęć, stąd podane godziny stanowią wiarygodną podstawę do wyceny;

- podane łączne liczby posiłków mają stanowić podstawę do wyceny, jednak ostateczna liczba posiłków może być nieco mniejsza - ale nie więcej niż o 20% – sygnałem przypominającym to przy opisie poszczególnych rodzajów zajęć jest znak +/-).

Zapewnienie cateringu w trakcie zajęć robotycznych dla uczniów szkół podstawowych

1. Terminy zajęć: weekendy - początek zajęć najwcześniej o godzinie 9:00, a koniec najpóźniej o godz. 18:00.  Konkretne terminy na kolejny miesiąc zostaną wskazane Wykonawcy do 25-tego dnia miesiąca poprzedzającego – z wyjątkiem harmonogramu na wrzesień 2017 r., który zostanie przedstawiony najpóźniej 7 dni przed terminem pierwszych zajęć.
2. Przewidywana liczba grup: 18.
3. Przewidywana liczba osób w grupie: 10.
4. Przewidywana liczba dni zajęć w jednej grupie: 8.
5. Przewidywana łączna liczba posiłków: 1 440.
6. Rodzaj zajęć: dłuższe – tzn. że w ich przypadku posiłek będzie z obiadem.

Zapewnienie cateringu w trakcie warsztatów eksperymentalnych da Vinci dla uczniów gimnazjum

1. Terminy zajęć: weekendy - początek zajęć najwcześniej o godzinie 9:00, a koniec najpóźniej o godz. 18:00.  Konkretne terminy na kolejny miesiąc zostaną wskazane Wykonawcy do 25-tego dnia miesiąca poprzedzającego – z wyjątkiem harmonogramu na wrzesień 2017 r., który zostanie przedstawiony najpóźniej 7 dni przed terminem pierwszych zajęć.
2. Przewidywana liczba grup: 4.
3. Przewidywana liczba dni zajęć w grupie: 8.
4. Przewidywana liczba osób w grupie: 10.
5. Przewidywana łączna liczba posiłków: 320  (+/-20%).
6. Rodzaj zajęć: dłuższe – tzn. że w ich przypadku posiłek będzie z obiadem.

Zapewnienie cateringu w trakcie warsztatów interpersonalnych dla wszystkich uczniów

1. Terminy zajęć: poza godzinami zajęć szkolnych (w dni powszednie lub weekendy) - początek zajęć najwcześniej o godzinie 9:00, a koniec najpóźniej o godz. 18:00.  Konkretne terminy na kolejny miesiąc zostaną wskazane Wykonawcy do 25-tego dnia miesiąca poprzedzającego – z wyjątkiem harmonogramu na wrzesień 2017 r., który zostanie przedstawiony najpóźniej 7 dni przed terminem pierwszych zajęć.
2. Przewidywana liczba grup: 22 (18 dla uczniów szkół podstawowych i 4 dla uczniów gimnazjum).
3. Przewidywana liczba dni zajęć w grupie: 2.
4. Przewidywana liczba osób w grupie: 10.
5. Przewidywana łączna liczba posiłków: 440  (+/-20%).
6. Rodzaj zajęć: krótsze – tzn. że w ich przypadku powinna być serwowana tylko przerwa kawowa.

Zapewnienie cateringu w trakcie warsztatów podnoszących kompetencje cyfrowe dla nauczycieli

1. Terminy zajęć: poza godzinami zajęć szkolnych (w dni powszednie lub weekendy) - początek zajęć najwcześniej o godzinie 9:00, a koniec najpóźniej o godz. 18:00.  Konkretne terminy na kolejny miesiąc zostaną wskazane Wykonawcy do 25-tego dnia miesiąca poprzedzającego – z wyjątkiem harmonogramu na wrzesień 2017 r., który zostanie przedstawiony najpóźniej 7 dni przed terminem pierwszych zajęć.
2. Przewidywana liczba grup: 3.
3. Przewidywana liczba osób w grupie: 11.
4. Przewidywana liczba dni zajęć w grupie: 3.
5. Przewidywana łączna liczba posiłków: 99  (+/-20%).
6. Rodzaj zajęć: dłuższe – tzn. że w ich przypadku posiłek będzie z obiadem.

4. Dodatkowe uwagi dotyczące wszystkich zajęć:

1. Wynagrodzenie za catering obejmuje także koszt dowozu posiłków, zastawy oraz sprzątania po posiłkach.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3. Zamawiający zakłada możliwość zwiększenia liczby posiłków - do wysokości 50% wartości pierwotnego zlecenia poprzez podpisanie aneksu do zawartej z Wykonawcą umowy.
4. Wyłonienie wykonawcy odbędzie się zgodnie z zapisami niniejszego Zapytania ofertowego oraz procedurą konkurencyjności opisaną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 10.04.2015 r.

5. Kryterium wyboru oferty:

Cena – 100%.

Sposób obliczania liczby punktów za daną ofertę: oferta z najniższą ceną za dane zlecenie otrzymuje 100 punktów, a wszystkie pozostałe oferty odpowiednio liczbę punktów odwrotnie proporcjonalną do kwoty podanej w ofercie.

6. Wyłączenia:

W celu uniknięcia konfliktu interesów Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawianiu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

7. Wymagania w odniesieniu do wykonawców:

1. Posiadają wiedzę, zasoby i potencjał niezbędny do realizacji zlecenia. Kryterium weryfikowane na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu ofertowym.
2. Zrealizował rzetelnie co najmniej jedno zlecenie o podobnej skali i charakterze. Kryterium weryfikowane na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu ofertowym oraz referencji przedstawionych w momencie podpisywania umowy.
3. Spełnia dodatkowo co najmniej jeden z przedstawionych poniżej warunków wynikających z obowiązku zastosowania tzw. klauzul społecznych nałożonego na Zamawiającego przez Instytucję Pośredniczącą:

1. zatrudni (na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej) do realizacji Zlecenia co najmniej jedną osobę spośród niżej wymienionych na okres min. 12 miesięcy, przy czym zatrudnienie danej osoby musiałoby się zacząć nie później niż w ciągu 2 miesięcy od podpisania umowy:

1. osobę bezrobotną w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
2. osobę młodocianą, o których mowa w przepisach prawa pracy, w celu przygotowania zawodowego;
3. osobę niepełnosprawną w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
4. inną osobę niż określone w pkt 1, 2 lub 3, o których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011 r. poz. 225 i 1211 oraz z 2015 r. poz. 1220 i 1567) lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Kryterium weryfikowane dwustopniowo:

1. W trakcie postępowania - na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu ofertowym.
2. W trakcie realizacji Zlecenia Wykonawca musi dostarczyć:

a) w odniesieniu do potwierdzenia przynależności danej osoby do w/w grup marginalizowanych – oświadczenie Zatrudnionego lub orzeczenie odpowiedniego organu;

b)  w odniesieniu do faktu zatrudnienia - do 20 dnia każdego miesiąca (przez 12 miesięcy – zgodnie z zapisami ust. 3, p. A) – oświadczenie swoje lub pracownika potwierdzające kontynuację zatrudnienia w miesiącu poprzedzającym lub potwierdzenie przelewu wynagrodzenia za miesiąc poprzedzający lub kopię (skan) listy płac.

2. W ciągu trzech miesięcy od podpisania umowy zapewni bezpłatne wsparcie w postaci co najmniej 100 posiłków dla ww. grup marginalizowanych.

Kryterium weryfikowane dwustopniowo:

1. W trakcie postępowania - na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu ofertowym.
2. W trakcie realizacji Zlecenia – w terminie wskazanym w p. B – Wykonawca przedstawi dokumenty finansowe lub merytoryczne potwierdzające liczbę bezpłatnych posiłków oraz grupę odbiorców.

3. W ciągu trzech miesięcy od podpisania umowy zapewni bezpłatnie wsparcie o wartości co najmniej 5000,00 zł. dla ww. grup marginalizowanych. Kryterium weryfikowane dwustopniowo:

1. W trakcie postępowania - na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu ofertowym.
2. W trakcie realizacji Zlecenia – w terminie wskazanym w p. C – Wykonawca przedstawi dokumenty finansowe lub merytoryczne potwierdzające udzielenie wsparcia we wskazanej wysokości.

4. W ciągu trzech miesięcy od podpisania umowy zapewni zakup produktów oznaczonych marką Fair Trade o wartości co najmniej 5000,00. Kryterium weryfikowane dwustopniowo:

1. W trakcie postępowania - na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu ofertowym.
2. W trakcie realizacji Zlecenia – w terminie wskazanym w p. D – Wykonawca przedstawi dokumenty finansowe lub merytoryczne potwierdzające zakup wskazanych produktów o określonej wartości.

Uwaga: Jeśli po wyborze klauzuli w wersji A Wykonawca nie zatrudni odpowiedniej osoby lub jej zatrudnienie będzie krótsze niż wymagane, Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania w ciągu dwóch miesięcy w całości wymagań wskazanych w p. B, C lub D.  

8. Składanie ofert:

Odpowiedzi na powyższe zapytanie prosimy przesyłać na załączonym formularzu na adres poczty elektronicznej: oferty@pl.edu.pl z tematem „Kluczowy pakiet startowy – catering”, składać osobiście w czynnym w godzinach 9:00-17:00 biurze Polskiego Centrum Edukacji w Warszawie, przy ul. Jaworzyńskiej 8, lok. 2 lub przesłać pocztą na adres Polskiego Centrum Edukacji do 16 sierpnia 2017 r., do godz. 17:00. Decyduje termin wpłynięcia oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku odpowiedzi za pomocą poczty elektronicznej należy formularz wypełnić i podpisać, a następnie przesłać skan podpisanego dokumentu w formacie pdf. lub jpg. Wyłoniony Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia oryginału formularza ofertowego przed podpisaniem umowy.

Jeden oferent może złożyć jedną ofertę. W przypadku złożenia więcej niż jednej oferty wszystkie oferty zostaną odrzucone.

W ramach przygotowań do złożenia oferty i realizacji zlecenia należy uwzględnić, że na Wykonawcę zostaną nałożone obowiązki dotyczące przechowywania dokumentacji i poddawania się kontroli uprawnionych organów Unii Europejskiej (szczegóły w wymienionych na początku Zapytania dokumentach)

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

9. Harmonogram postępowania

1. Niezwłocznie po upływie terminu składania ofert zostanie wskazany Oferent, który złożył najlepszą ofertę. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Oferentem, który złożył najlepszą ofertę, jeśli kwota podana w ofercie przekracza kwotę zaplanowaną w budżecie. W przypadku, gdy Oferent, który złożył najlepszą ofertę, nie zgodzi się na obniżenie oferty do kwoty zaplanowanej w budżecie, Zamawiający ma prawo negocjacji z kolejnymi Oferentami.

2. Od momentu dostarczenia Oferentowi, który złożył najlepszą ofertę, umowy, ma on 10 dni na podpisanie i odesłanie podpisanej umowy Zamawiającemu. Niedotrzymanie tego terminu oznacza rezygnację Oferenta z realizacji zlecenia i upoważnia Zamawiającego do podpisania umowy z kolejnym (pod względem liczby punktów otrzymanych za ofertę) Oferentem.

Pobierz zapytanie ofertowe >>

Pobierz formularz ofertowy >>